預購與現貨並行:庫存與出貨的雙軌管理

預購是好生意:先收錢、後備貨,現金流漂亮,還能拿真實訂單去跟供應商談量。但預購最常見的死法,是跟現貨混在同一套庫存、同一張訂單裡跑——客人一單裡有現貨也有預購品,整單卡著等最慢的那件;倉庫看到訂單就撿貨,把別人的現貨撿去出了預購單;庫存數字從此沒人說得清楚。

我們自己營運電商、也幫客戶做過含預購的系統,結論很一致:預購不是「可以晚點出貨的現貨」,是另一種商品狀態,要用雙軌管理。這篇講三個核心設計:庫存分離、付款時機、出貨承諾。

庫存分離:預購池與現貨池不能共用一個數字

混亂的根源通常是一個庫存欄位打天下。正確的做法是把「可賣數量」拆成兩層:

• 現貨池:倉庫裡真實存在、隨時可出的數量,賣一件扣一件。
• 預購池:基於採購單或生產排程的「承諾數量」,例如下一批到貨 500 件,預購上限就是 500 減去安全係數。它扣的是未來的貨,跟現貨帳完全獨立。

到貨那天,系統做的事是「預購池結轉現貨池」:進貨入庫、預購訂單依序配貨轉入待出貨。這個結轉動作要留紀錄,盤點時才對得起來。另外,同一商品同時有現貨與預購時,商品頁要讓客人明確二選一(現在出貨的批次 vs 下一批預購),而不是系統背後自己猜。

付款時機:全額、訂金,還是到貨再付?

台灣電商的預購主流是下單即付全額,理由很實際:金流最單純、棄單率最低、現金流最好。但要付出的代價是承諾變重——錢都收了,延遲交貨的每一天都在燒信任。如果選擇訂金制(常見於高單價、交期長的品類),系統複雜度會上一階:同一張訂單有兩段金流、兩段發票,尾款催收要自動化,棄尾款的處理規則(訂金退不退)要在購買頁講清楚,不然就是消保爭議。

發票時機也別漏:實務上收款就要開立發票,預購收全額就開全額(細節依你的開票方式與會計師建議)。金額若後續有變動,就走作廢重開或折讓,這部分我們在電子發票自動開立那篇有完整展開。

出貨承諾:寫具體、留餘裕、主動講

預購的客訴九成不是因為等,是因為「不知道還要等多久」。幾個實戰原則:

1. 承諾寫日期區間,不寫「到貨後儘速出貨」。「預計 6/15–6/25 陸續出貨」給客人一個可以核對的錨點,模糊話術只會讓客服每天回答同一題。
2. 內部交期打八折再對外承諾。供應商說 6/1 到貨,你對外就說 6/15 出貨。預留的不是偷懶空間,是海關、質檢、貼標這些一定會發生的意外。提早出貨是驚喜,延遲出貨是事故。
3. 延遲要主動通知,附具體新日期與補償選項。拖到客人來問才承認延遲,信任就沒了。主動通知加上「等不及可全額退款」的選項,反而讓多數人願意繼續等。
4. 混單的運費規則先想好。客人同單買了現貨與預購品:是整單等預購到齊一起出(省運費、體驗差),還是拆單先出現貨(體驗好、多一筆運費誰吸收)?我們建議在結帳頁讓客人自己選,並把運費規則寫明。

預購賣的是承諾,現貨賣的是商品——把兩種東西記在同一本帳上,遲早兩邊都失守。

最後提醒:預購開賣瞬間常伴隨高併發搶購,庫存扣減沒做好一樣會超賣,這題我們在庫存超賣怎麼防單獨講。如果你的系統目前分不出預購池與現貨池,這通常不是設定問題而是資料結構問題,歡迎找我們聊聊電商系統建置。